Gerenciar profissionais que desempenham suas atividades internamente, na presença de gestores e líderes, já é, por si só, uma tarefa desafiadora. Porém, gerir uma equipe de campo é ainda mais complexo, dadas as limitações que esse formato de trabalho impõe, especialmente do ponto de vista da comunicação e acompanhamento da rotina.
Por essa razão, as empresas precisam estar ainda mais atentas com a qualidade da gestão desenvolvida. A gestão de equipe externa é um processo com características específicas, que envolve uma grande dedicação de gestores, a fim de estabelecer um padrão para o trabalho e para manter a equipe motivada, produtiva e alinhada com os objetivos e com as necessidades da empresa.
Hoje, muitos negócios dependem da atuação de equipes externas. Porém, nem todos eles sabem extrair o máximo potencial desse modelo de trabalho, abrindo margem para improdutividade, aumento de custos e desorganização nos processos.
Para ajudar a evitar esse tipo de problema, preparamos este artigo listando 7 das melhores práticas para acompanhar sua equipe de campo e garantir bons resultados. Continue a leitura e confira!
1. Faça um planejamento
Diferentemente do que ocorre na gestão de equipes internas, nem sempre é possível ter acesso a equipes externas para passar orientações e delegar funções. Na realidade, essa ação deve ser feita de maneira antecipada, a partir de um bom planejamento.
Quando se trata da gestão de equipe de campo, o planejamento é ainda mais importante. Os profissionais precisam ter em mente quais são os seus objetivos, metas e, ainda, qual o prazo definido para que os resultados sejam entregues. Por isso, planejar ajuda as tarefas externas se tornarem mais concretas, rígidas e produtivas, ainda que não haja a presença de um gestor/supervisor para cobrar.
O ideal é que esse planejamento seja coerente com objetivos de curto, médio e longo prazo. Dessa forma, por exemplo, se evita sobrecarga sobre as equipes, ao mesmo tempo em que se evita que ela trabalhe em um ritmo abaixo do que se necessita.
2. Organize os processos
Um dos maiores entraves enfrentados por equipes de campo é a desorganização dos processos. Nem sempre os profissionais sabem exatamente o que fazer e quando fazer. Esse tipo de situação, além de gerar improdutividade, desmotiva a equipe, causando prejuízos diretos aos resultados da empresa.
O tempo é um ativo valioso para a equipe externa. Por essa razão, ele precisa ser otimizado. Aqui, a orientação é organizar os processos de tal forma que cada colaborador tenha o seu cronograma de atividades, sua rota específica e seus prazos. O objetivo principal é que as equipes gastem mais tempo executando do que pensando.
3. Foque o treinamento
Em razão do formato e das características do trabalho externo, é muito importante que a equipe de campo passe por treinamentos e capacitações para que possam se alinhar a esse padrão. Nesse ponto, além dos treinamentos técnicos e operacionais, isto é, relacionados à própria execução do trabalho e ao uso de ferramentas de apoio, é indispensável também investir em treinamentos estratégicos.
A exemplo, é fundamental reforçar nos colaboradores a importância da disciplina, do compromisso e da eficiência na execução do trabalho. Como nem sempre serão supervisionados, é fundamental desenvolver um senso de responsabilidade e autogestão em cada integrante da equipe, a fim de que a qualidade das entregas se mantenha, mesmo sem uma supervisão presencial.
4. Estabeleça prazos
Tão importante quanto saber o que fazer é ter noção de quando fazer. Assim, ao planejar os processos e estruturar o cronograma de atividades da equipe de campo, gestores e líderes precisam atentar à questão dos prazos.
Os prazos, na prática, funcionam como uma ferramenta de produtividade, garantindo a execução do trabalho de acordo com um cronograma específico. Além disso, a definição de prazos reforça o compromisso e motivação da equipe, que passa a atuar com foco em uma meta concreta.
Vale mencionar, no entanto, que a fixação de prazos e metas deve ser feita de forma realista. Não se pode exigir um esforço sobre-humano das equipes. É preciso levar em conta as suas limitações e dificuldades na hora de estabelecer os prazos, para que eles cumpram a sua função sem perder a motivação.
5. Realize o gerenciamento do tempo
Gerenciar as atividades da equipe de campo e avaliar o tempo gasto na execução são medidas essenciais para manter a produtividade. No entanto, quando se trata do gerenciamento de tempo, essas medidas nem sempre são suficientes para mostrar ao gestor o real desempenho em campo.
Na realidade, um bom gerenciamento do tempo depende também do acompanhamento da performance de cada membro da equipe, isso por meio de indicadores e dados estratégicos. Vale lembrar que nem sempre o desempenho de um profissional é igual ao dos demais, e avaliar a equipe de forma geral pode ocultar a baixa produtividade de um único colaborador, por exemplo.
Com um gerenciamento ativo e individualizado, fica mais fácil ajustar metas, cobrar desempenho e recompensar o bom trabalho. Além disso, essa é uma forma de identificar possíveis dificuldades na execução das atividades pelos profissionais, investindo em treinamentos e orientações de forma pontual.
6. Faça reuniões periódicas
Não há como deixar de mencionar a importância que a comunicação tem para o sucesso das atividades de uma equipe de campo. Como atuam além dos limites físicos da empresa, nem sempre é fácil obter orientação, seguir um padrão de trabalho, fazer queixas ou sugestões. Nesse contexto, é fundamental que a empresa desenvolva uma política de reuniões periódicas com as equipes.
Essas reuniões são uma grande oportunidade para profissionais e líderes trocarem informações, se ajudarem e traçarem estratégias para que o trabalho em campo seja mais eficiente, agradável e satisfatório para todos os envolvidos.
As reuniões também são fundamentais para que as equipes tenham a oportunidade de fazer as considerações, deixar as suas sugestões ou até as suas queixas sobre ações que não estão surtindo o efeito desejado. Ou seja, é um momento de alinhamento entre todos os elos da empresa.
7. Invista em tecnologia
Assim como a tecnologia é uma grande aliada na gestão de PDV, ela também o é para a gestão de equipe de campo. Soluções automatizadas e focadas no uso inteligente de dados e na otimização da comunicação entre a equipe de campo e a empresa, por exemplo, são capazes de agregar muito mais eficiência e produtividade ao trabalho.
A ferramenta mobileSales da Spring Global é um grande exemplo de como a tecnologia pode ser utilizada para otimizar a rotina dos profissionais de vendas que atuam em campo.
O mobileSales é um aplicativo móvel focado em vendas externas. Sua função é orientar os representantes em todas as etapas planejadas das vendas em campo e garantir a comunicação contínua com seu setor administrativo, compartilhando informações estratégicas durante todo o processo.
Como resultado, os representantes ganham muito mais visibilidade sobre as necessidades e demandas do cliente, podendo ajustar suas interações para que sejam mais atrativos, prestativos e objetivos, aumentando assim a probabilidade de vendas.
Na prática, o mobileSales garante aos representantes acesso ágil a todo o catálogo de produtos, aos históricos de compra e às opções de crédito do cliente, bem como aos cálculos de descontos e impostos, facilitando o entendimento sobre cada cliente.
Além disso, os dados coletados em campo com o mobileSales são compartilhados em tempo real com a matriz, permitindo que a equipe administrativa acompanhe o progresso de forma ativa e ofereça treinamentos de acordo com as necessidades identificadas.
Entre as vantagens que a ferramenta oferece às empresas, destacam-se:
- maior visibilidade sobre as atividades de venda dos representantes e das equipes, isso em tempo real;
- otimização dos planos de vendas a partir de um planejamento de rota e monitoramento GPS;
- melhora da qualidade das interações, focando esforços em clientes de alta prioridade;
- uso de dados e informações estratégicas para identificar tendências e aprimorar as ações de vendas.
Por fim, como foi possível perceber, existem diferentes estratégias que podem ser colocadas em prática para otimizar a gestão de equipe de campo e aumentar a sua performance. Todas elas têm o seu papel. No entanto, o uso adequado da tecnologia e da inovação nos processos certamente é o caminho mais indicado para se alcançar o sucesso.
A Spring Global tem as soluções ideais para o dia a dia da sua equipe de campo. Entre em contato conosco hoje mesmo e conheça!
